Službeni glasnik

Na temelju članka 48. Zakona o lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi („Narodne novine“, broj: 33/01, 60/01, 129/05, 109/07, 125/08, 36/09, 36/09, 150/11, 144/12, 19/13, 137/15, 123/17, 98/19, 144/20) i članka 48. Statuta Grada Dubrovnika („Službeni glasnik Grada Dubrovnika“, broj: 2/21), Gradonačelnik Grada Dubrovnika donosi sljedeći

 

 

PRAVILNIK

o korištenju sredstava za reprezentaciju

 

I. OPĆE ODREDBE

 

Članak 1.

 

Ovim se Pravilnikom uređuju način i uvjeti korištenja sredstava za reprezentaciju u Gradu

Dubrovniku (u daljnjem tekstu: Grad).

 

Sredstva za reprezentaciju osiguravaju se u Proračunu Grada.

 

 

Članak 2.

 

Riječi i pojmovi koji se koriste u ovome Pravilniku, a koji imaju rodno značenje, odnose se

jednako na muški i ženski rod, bez obzira na to u kojem su rodu navedeni.

 

 

Članak 3.

 

Pojedini pojmovi u smislu ovoga Pravilnika imaju sljedeće značenje:

 

1.     Reprezentacija podrazumijeva pravo na korištenje sredstava za prigodno darivanje i

ugošćavanje poslovnih partnera te gostiju Grada, u okviru obavljanja protokolarnih aktivnosti i poslova iz djelokruga rada upravnih tijela Grada,

2.     Sredstva za reprezentaciju su sredstva za podmirenje troškova za ugostiteljske usluge (hrana i piće), hotelske usluge, nabavu prigodnih poklona i namirnica te sličnih troškova koji nastaju u svezi s darivanjem i ugošćavanjem poslovnih partnera i gostiju Grada.

 

 

II. KORIŠTENJE SREDSTAVA ZA REPREZENTACIJU

 

Članak 4.

 

Pravo na korištenje sredstava za reprezentaciju (u daljnjem tekstu: korisnik reprezentacije)

imaju:

-       gradonačelnik,

-       zamjenik gradonačelnika,

-       predsjednik Gradskog vijeća,

-       pročelnici upravnih odjela po odobrenju gradonačelnika.

 

Korisnici reprezentacije iz stavka 1. ovoga članka odgovorni su za ekonomično i svrsishodno trošenje sredstava za reprezentaciju.

 

 

Članak 5.

 

Sredstva za reprezentaciju za podmirenje troškova ugostiteljskih usluga mogu se koristiti za

troškove domjenka, poslovnog ručka, večere ili cateringa koji se organiziraju za:

-        sudionike sastanka s poslovnim partnerima i gostima Grada,

-        uzvanike na prigodnom obilježavanju blagdana, obljetnica, manifestacija i drugih važnih događaja, konferencija, međunarodnih sastanaka, potpisivanja značajnijih ugovora te drugih protokolarnih događanja u organizaciji Grada ili pod pokroviteljstvom Grada.

 

Članak 6.

 

Ugostiteljske usluge iz članka 5. ovoga Pravilnika mogu biti organizirane kao:

-        ugostiteljske usluge koje se pružaju u poslovnim prostorijama Grada (u ugostiteljskim objektima zatvorenog tipa, čajnim kuhinjama ili u drugim prostorijama gradske uprave),

-        ugostiteljske usluge koje se pružaju izvan poslovnih prostorija Grada.

 

 

Članak 7.

 

Sredstva za reprezentaciju u svrhu nabave prigodnih poklona mogu se koristiti za nabavu

poklona u povodu obilježavanja blagdana, obljetnica, manifestacija, međunarodnih sastanaka,

svečanih sjednica, primanja te drugih važnih poslovnih događaja u okviru obavljanja protokolarnih aktivnosti Grada.

 

Evidenciju nabavljenih prigodnih poklona vodi upravni odjel nadležan za poslove gradonačelnika.

 

Članak 8.

 

Sredstva za reprezentaciju mogu se koristiti za nabavu namirnica koje se pripremaju u čajnoj kuhinji (kava, čaj i drugi napitci) za sastanke s poslovnim partnerima i gostima Grada koji se organiziraju u poslovnim prostorijama Grada.

 

Usluge čajne kuhinje  u svrhu reprezentacije mogu se koristiti samo za sastanke s poslovnim partnerima i gostima Grada koji se organiziraju u poslovnim prostorijama Grada i za sjednice Gradskog vijeća.

 

Pravo na narudžbu i odobrenje usluga čajne kuhinje imaju:

-        gradonačelnik

-        zamjenik gradonačelnika

-        predsjednik Gradskog vijeća

-        pročelnici upravnih odjela

 

Evidenciju o izdanim narudžbama vodi upravni odjel nadležan za poslove gradonačelnika na obrascu koji čini sastavni dio ovoga Pravilnika (Prilog 1.), te ovjerava pročelnik upravnog odjela nadležnog za poslove gradonačelnika.

 

 

Članak 9.

 

Nabava ugostiteljskih i hotelskih usluga, prigodnih poklona i namirnica za potrebe reprezentacije osigurava se sukladno propisima iz područja javne nabave te aktu Grada o nabavi.

 

Nabavu ugostiteljskih i hotelskih usluga, prigodnih poklona i namirnica u svrhu reprezentacije, u okviru obavljanja protokolarnih aktivnosti za potrebe drugih upravnih odjela Grada, u pravilu provodi upravni odjel nadležan za poslove gradonačelnika.

 

Iznimno od odredbe stavka 2. ovoga članka, nabavu za potrebe provedbe pojedinih projekata provodi upravni odjel Grada u čijem se razdjelu projekt planira i izvršava.

 

 

Članak 10.

 

Iznos sredstava za reprezentaciju utvrđuje se u Proračunu Grada kao rashod reprezentacije na razini razdjela te pripadajućeg programa/projekta/aktivnosti, za svaku proračunsku godinu.

 

Pročelnici upravnih tijela Grada odgovorni su za kontrolu i izvršavanje rashoda za reprezentaciju iz svog dijela Proračuna Grada, u skladu s osiguranim sredstvima i namjenama.

 

 

Članak 11.

 

Ugostiteljske usluge iz članka 6. stavka 1. podstavka 1. ovoga Pravilnika, korisnik reprezentacije naručuje putem upravnog odjela nadležnog za poslove gradonačelnika

 

Evidenciju o izdanim narudžbama vodi upravni odjel nadležan za poslove gradonačelnika na obrascu koji čini sastavni dio ovoga Pravilnika (Prilog 2.), te ovjerava pročelnik upravnog odjela nadležnog za poslove gradonačelnika.

 

Ovjerena evidencija o izdanim narudžbama predstavlja podlogu za ovjeru računa.

 

 

Članak 12.

 

Zahtjev za narudžbom ugostiteljske usluge iz članka 6. stavka 1. podstavka 2. ovoga Pravilnika te usluge hotelskog smještaja, korisnik reprezentacije upućuje upravnom odjelu nadležnom za poslove gradonačelnika, a o istima odlučuje Gradonačelnik.

 

Iznimno od odredbe stavka 1. ovoga članka, narudžbu ugostiteljskih usluga i usluga hotelskog smještaja u slučaju nabave iz članka 9. stavka 3. ovoga Pravilnika, obavlja neposredno pročelnik upravnog tijela u čijem se razdjelu projekt izvršava, osobno ili putem tajnika u upravnom odjelu.

 

Članak 13.

 

Račun za učinjene troškove reprezentacije ovjerava pročelnik upravnog odjela u čijem su razdjelu osigurana sredstva za reprezentaciju.

 

Svrha odnosno namjena korištenja sredstava za reprezentaciju na odgovarajući način mora

biti zabilježena na računu za učinjene troškove reprezentacije.

 

Podlogu za ovjeru računa predstavlja izvještaj o obavljenoj usluzi  koja se prilaže uz račun.

 

Troškovi reprezentacije priznaju se kao poslovni rashod isključivo ako je račun na kojem se

trošak temelji vjerodostojan i uredno ovjeren u suglasju s ovim Pravilnikom.

 

Upravni odjel Grada nadležan za financije dužan je vratiti račun korisniku reprezentacije ako račun nije uredno ovjeren ili ne sadržava dokaze o korištenju sredstava iz ovoga članka.

 

 

Članak 14.

 

Gradonačelnik može troškove reprezentacije podmiriti poslovnom karticom koja glasi na Grad.

 

WEB karticom koja glasi na ime pročelnika upravnog djela nadležnog za poslove gradonačelnika mogu se podmirivati troškovi reprezentacije u okviru obavljanja protokolarnih aktivnosti Grada.

 

 

III. ZAVRŠNA ODREDBA

Članak 15.

 

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u „Službenom glasniku Grada Dubrovnika“.

 

 

KLASA: 024-03/24-03/05
URBROJ: 2117-1-01-24-1
Dubrovnik, 04. prosinca 2024.

 

Gradonačelnik:

Mato Franković, v. r.

-----------------------------